Как мы упростили настройку автоматизации и сделали систему понятнее для администраторов

Контекст

Проблема

• Настроек стало настолько много, что пользователи теряли контекст
• Пользователи не понимали зависимости между параметрами
• Пользователи не могли быстро разобраться, почему что-то не работает
• Даже типовые действия требовали лишнего времени и зависели от внешней помощи: документации, техподдержки и помощи коллег
• Настройка автоматизации в low-code-редакторе требовала неявных знаний: пользователи не понимали доступные параметры, типы данных и ожидаемый результат
• Карта маршрута не показывала реальное поведение процесса
• Новые администраторы тратили слишком много времени на обучение, прежде чем могли самостоятельно выполнять реальные задачи в системе

Цель

• Снизить время на освоение сложной логики для новых администраторов
• Снизить количество ошибок при настройке
• Сделать систему более прозрачной для администраторов

Моя роль

• Проводил интервью и созвоны с администраторами
• Анализировал проблемные сценарии и часто используемые настройки
• Участвовал в выработке решений вместе с дизайн-директором
• Проектировал UX/UI ключевых частей новой админки

Исследование

• Интервью: с администраторами и бизнес-аналитиками
• Юзабилити-тестирование: проверил, решает ли проблему новая структура опций и контролов
• Карточную сортировку: предлагал пользователям самостоятельно сгруппировать страницы и опции

Выяснил:

• Сценарий настройки бизнес-процессов
• Какие настройки используются чаще всего
• Где пользователи теряют контекст
• Где пользователи ошибаются
• Какой информации не хватает для настройки и анализа

Что я сделал

1. Работа в low-code-редакторе стала более прозрачной

• Сделал ввод и поиск по функциям и параметрам с клавиатуры
  
  • Пояснения и примеры использования
  
• Показал, какие данные код принимает, какой результат должен возвращать и контекст

• Добавил проверку типов, чтобы пользователь видел, соответствует ли отдаваемый результат ожидаемому формату

• Добавил версионирование, сравнение и восстановление версий для безопасной работы с изменениями

2. Сначала разобрал процесс, потом спроектировал карту

• Провёл около 5 часов интервью с администраторами и бизнес-аналитиками
• Изучил нотацию BPMN, чтобы собрать понятную логику карты
• Сопоставил этапы маршрута с настройками и опциями системы, чтобы показать не только переходы, но и влияющие на них условия
• Показал, где выполняется код и настройки, влияющие на маршрут

• Добавил подробную схему акцептов (подписей)

• Добавил просмотр от имени роли в процессе

• Показал все опции, влияющие на процесс

3. Перестроил структуру настроек бизнес-процесса

• Разбил параметры на логические блоки
• Вынес связанные группы на отдельные экраны

• Добавил главную страницу категории - разделил на блоки: частые настройки, основные и дополнительные

• Добавил подсказки почти к каждому полю
• Сделал зависимости между настройками явными
• Добавил скрытие и блокировку конфликтующих опций

Масштабируемость

• Часть экранов и таблиц формировалась автоматически из базы полей
• Это упростило добавление новых опций без участия разработчиков

Передача в разработку

• Разбил на отдельные маленькие задачи в разработку: одна задача = одна реализованная функция
• Часть задач была направлена на системный подход к автоматическому формированию экранов из базы полей

Результат

• Пользователи стали понимать, почему настройка не работает, без постоянного обращения к документации, коллегам и техподдержке
• Администраторы стали быстрее находить нужные настройки за счёт новой структуры разделов и группировки опций
• В low-code-редакторе стало проще писать и проверять автоматизацию: появились доступные параметры, типы данных, ожидаемый результат и проверка на ошибки
• Поиск и исправление проблем в коде стали безопаснее за счёт версионирования, сравнения и восстановления версий
• Карта маршрута стала рабочим инструментом анализа: по ней можно было понять, где выполняется код и какие настройки влияют на процесс
• Новым администраторам стало проще переходить от обучения к самостоятельной работе
• Добавление новых опций упростилось за счёт автоматического формирования части экранов и таблиц из базы полей